Organisation d'une manifestation culturelle

Bonjour,
nous préparons l'organisation d'un festival dans notre commune, Die dans la Drome, pour les 19 et 20 avril 2013.
C'est un festival avec 2 sites distincts :
- 1 chapiteau, où aurons lieu les spectacles et concerts
- le centre ville où serons organisés des stands pour faire participer le public à différentes épreuves.
Nous avons fait toutes les demandes d'autorisations à la mairie le 12 mars. Depuis nous n'avions que des réponses orales, qui nous confirmaient qu'il n'y avait aucun soucis. Nous somme maintenant à 10 jours du festival, et nous n'avons aucune réponse écrite de la mairie. La seule réponse que nous avons est une réponse orale qui nous informe que nous aurons l'autorisation pour la partie chapiteau, mais pas pour la partie en centre ville. Tout cela, sans bien sur justifier le refus.
Pour l'instant, la personne qui prend les décisions est le 1er adjoint, et le maire ne veut pas prendre ses responsabilités.
Clairement, le 1er adjoint, en outrepassant ces droits et devoirs, nous met des bâtons dans les roues.
D'après nos informations, les élus décideurs et la police municipale n'auraient pas le dossier entier en leur possession.
Ce matin, nous avons donc remis à l'ensemble des services et élus concernés l'intégralité du dossier.
Nous pensons que nous n'aurons pas de réponses rapides ou légales de la mairie.
Nous pensons donc faire appel au tribunal administratif dès lundi, pour faire valoir nos droits le plus rapidement possible et organiser ce festival.
Avez vous des conseils à nous donner, pouvez vous nous aider à monter ce dossier ?

D'avance merci