Facturation de services

Bonjour,
Je suis secrétaire d'une association de village organisant plusieurs concerts par an dans la localité.
Nous avons un professionnel de la musique qui nous conseille et nous facture ses services comme profession libérale avec un Siret dans le domaine "Activités de soutien au spectacle vivant (9002Z)".
Cette personne nous fournit l'aide à la programmation des spectacles, au choix des artistes etc. qui correspondent à la prestation facturée, mais il accueille également les artistes, leur fournit rafraichissements, repas et parfois hébergement et ne sait comment faire prendre en charge par l'association une partie des frais qu'il engage de la sorte. Une solution serait de créer une auto-entreprise fournissant chambre et table d'hôtes, mais c'est assez lourd pour 3 concerts par an.
Existe-t-il une autre solution ?
Cordialement
Christian Colonne