Litige fournisseur et logiciel d’achats

Bonjour à tous, on a eu un différend avec un fournisseur de de pièces industrielles il y a environ 8 mois, dans nos locaux.

Le souci c'est qu'un responsable d'atelier avait validé seul une commande d'environ 18 000 euros de pièces détachées, sans que ça remonte ni à la direction ni aux achats... Sur le coup on l'a su qu'une fois la commande partie. Du coup quand on a voulu l'annuler (les besoins avaient changé entre temps), le fournisseur a refusé en s'appuyant sur les conditions signées. Négociation pas simple pendant plusieurs semaines. On a fini par trouver un terrain d'entente, avec un étalement des livraisons et une partie en avoir sur les commandes suivantes, mais franchement ça nous a bien occupé sur cette période. Franchement personne chez nous avait vu qu'il y avait un trou pareil dans le circuit de validation. N'importe qui pouvait engager des sommes importantes sans contrôle en interne. On avait des process, mais rien de formalisé pour les achats, chacun se débrouillait avec ses habitudes.

Du coup on a mis en place un logiciel d'achats pour entreprise avec des seuils de validation selon le montant. En dessous d'un certain seuil c'est le chef d'atelier qui valide, au dessus ça remonte automatiquement. Bon. Je me demandais si d'autres avaient eu ce genre de mésaventure avec un système d'achat pas assez cadré, et comment vous aviez géré ça derrière. Merci d'avance pour vos retours