Protection de mon site contre les images non libre

Bonjour

Je suis développeur web au sein d'un service hospitalier depuis 5 ans. Suite à la demande des professionnels de santé de mon secteur, j'ai dû créer un site avec une base documentaire pour que les professionnels puissent se documenter et se former. Les documents en questions sont très souvent des PDF issue de différents exposée, présentations et autres interventions d'autres professionnels lors de journées de formations et autres congres.
Malheureusement depuis cet enrichissement pédagogique et gratuite de notre part, nous avons reçu depuis 3 ans, 3 amendes pour utilisation d'image non libre de droit dans certains de ces documents.
Ne pouvant scanner un à un les plus de 400 PDF qui peuvent contenir de 5 à 50 images chacun (car il n'existe pas encore d'outil pour faire cela), et malgré notre bonne fois et nos explications des sources de ces documents (des auteurs qui ont utilisés ces images) et même sur l’utilisation positif de ces images(pour l'évolution des bonnes pratiques des professionnels de santé). Nous avons dû payé des sommes allant au dessus des 700 euros à chaque fois.
Depuis ces incidents nous demandons à chaque intervenants et auteurs de documents de bien vérifier la provenance de leurs illustrations.
Malheureusement, avec le seul "outil de vérification" possible en ce moment (copier / coller l'image dans Google Image et voir si l'image peut provenir d'un site non libre de droit), je m’aperçois que nous ne sommes toujours pas bien à l’abri de se reprendre une amende...
Est-ce que aujourd'hui il existerait une possibilité de se protéger en faisant signer une décharge ? Ou autre document pour pouvoir transférer l'amende à l'auteur du document ?
Merci