Frais essence - Bareme de remboursement

Bonjour,

Nous avons un débat interne concernant des indemnités kilométriques (frais d'essence) liés à l'utilisation de véhicules professionnels (Véhicules de sociétés pouvant faire l'objet d'un usage personnel, soumis à avantage en nature et parfois participation financière de l'employé).

Le remboursement des frais se fait mensuellement, en déclaratif frais réel par le biais d'une interface logicielle.

Cette interface logicielle nous permet d'être remboursés sur nos trajets professionnels (déplacements clients) en déclarant le nombre de km parcourus et en fonction du carburant utilisé parmis les choix suivants :
Electrique
Essence/GPL/Diesel
SuperEthanol

Un conflit se pose autour de l'utilisation de véhicules de société Flexifuel.
En effet ces véhicules peuvent accepter des carburants Essence (SP98, SP95, SP95E10) mais également du SuperEthanol, dans toutes proportions de mixités.

Certains collaborateurs, n'ayant pas de station essence SuperEthanol (E85) à proximité de leur lieu de travail ou de leur domicile ont mis de l'essence dans leur véhicule Flexifuel et ont donc déclarés des frais de carburants de type Essence/GPL/Diesel.

Le service RH et le service paie ont entamé, après plusieurs mois, une procédure de reprise sur salaire de la différence sur l'ensemble des kilomètres déclarés par ces collaborateurs entre le prix des remboursements SuperEthanol et Essence, leur notifiant que leurs véhicules Flexifuel n'étaient soumis qu'au remboursement de frais de carburant SuperEthanol.

Aucune note, ni charte interne, ni règlement stipulant cette spécificité d'utilisation carburant autour des véhicules flexifuel n'existe à ce jour au sein de notre entreprise.

De plus il s'agit de montants de plusieurs centaines d'euros, qui ont été immédiatement saisis sur leur salaire du mois.

Pour finir, je me suis renseigné sur les barèmes de remboursements légaux des frais d'essence liés au véhicule de fonction et avons trouvé le document suivant :

https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A16343

Ce barème indique que celui-ci est publié tous les ans et est appliqué en retroactif sur les kilomètres parcourus durant l'année N-1. Ceci impliquerait donc une régularisation annuelle appliquée sur les frais déclarés mensuellement par l'ensemble des collaborateurs.

Également, ce barème indique une différenciation du remboursement entre le Diesel (Gazole) et le Super Sans plomb, ce qui n'est pas le cas dans notre entreprise.

Aussi, ce barème indique une différence de remboursement lié à la puissance fiscale du véhicule utilisé, ce qui n'est pas le cas pour nous.

Pour finir, ce barème ne fait nulle part mention d'une catégorie SuperEthanol, ce qui impliquerait que celui-ci rentre dans la catégorie des Super Sans Plomb (Il y a minimum 15% de Super Sans Plomb dans le SuperEthanol E85).

Si vous saviez nous éclaircir dans cette situation compliquée, générant beaucoup de tensions et même des démissions dans notre entreprise, cela nous soulagerait énormément.

Je vous remercie, par avance, grandement de votre aide.

Cordialement,